Cold-Outreach-Engine · n8n + Supabase + KI

Ein n8n-Workflow, der passende Firmen findet, jede per KI qualifiziert, personalisierte E-Mail-Sequenzen schreibt und versendet — und eingehende Antworten automatisch nach Tonalität sortiert.

Die Aufgabe

Ein B2B-SaaS-Anbieter wollte zwei neue Märkte erschließen — DACH und die USA — hatte dafür aber kein Vertriebsteam, das täglich hunderte Firmen recherchiert, anschreibt und nachfasst. Kaltakquise von Hand skaliert nicht: Die Recherche frisst Stunden, jede Mail einzeln zu personalisieren ist kaum zu schaffen, und ohne saubere Nachverfolgung gehen Antworten zwischen Posteingang und CRM einfach verloren.

Mein Vorgehen

Lead-Recherche (Apollo → Supabase) — passende Unternehmen automatisiert finden, anreichern, Dubletten entfernen und zentral in einer Supabase-Datenbank ablegen.
KI-Qualifizierung (Firecrawl + GPT-4) — jede Firmenwebsite wird gelesen und auf Relevanz geprüft, bevor überhaupt jemand angeschrieben wird. Unpassende Leads fliegen raus.
Personalisierte 3-stufige Sequenz — pro Lead schreibt ein KI-Agent eine individuelle Erst-Mail plus zwei Follow-ups, abgestimmt auf das konkrete Unternehmen.
Versand mit Sicherheitsnetz (Outlook) — gestaffelter Versand mit Pausen, Bounce-Erkennung und automatischer Blockliste, damit die Zustellbarkeit stabil bleibt.
Antwort-Triage & CRM (KI + Zoho) — eingehende Antworten sortiert eine KI nach Tonalität (Interesse, neutral, Absage), markiert die Leads entsprechend und spiegelt sie ins Zoho CRM.

Was es gebracht hat

Der Vertrieb bekam nur noch warme, vorqualifizierte Leads — statt kalt zu recherchieren und anzuschreiben, führte das Team einfach die Gespräche und machte daraus Kunden.
29.631 personalisierte E-Mails über rund fünf Monate — vollautomatisch versendet.
~10.400 Unternehmen im Erstkontakt, bis zu ~1.000 Mails pro Tag.
363 Antworten sauber verarbeitet und nach Tonalität sortiert — das CRM bleibt automatisch aktuell.
Im Tagesbetrieb kein manueller Aufwand: Recherche, Qualifizierung, Texten, Versand und Antwort-Sortierung laufen ohne Zutun.

Stack: n8n, Supabase, Apollo, Firecrawl, GPT-4 & Claude, Outlook, Zoho CRM.

Gut zu wissen

Kalte E-Mail-Akquise ist nicht überall gleich erlaubt — und das ist entscheidend. In den USA ist Cold Outreach unter dem CAN-SPAM-Act zulässig, solange Absenderkennung und Opt-out korrekt umgesetzt sind. Genau deshalb lief diese Kampagne auf den US-Markt.

In Deutschland und der EU gilt das Gegenteil: B2B-Kaltakquise per E-Mail ist nach UWG §7 und DSGVO ohne vorherige Einwilligung grundsätzlich unzulässig und abmahnfähig. Dieselbe Maschine baue ich für den DACH-Markt deshalb anders auf — mit Einwilligung (Opt-in), auf Bestandskontakte oder über rechtlich zulässige Kanäle. Welcher Weg für Sie sauber ist, klären wir vorab. Ich baue nichts, was Ihnen eine Abmahnung einbringt.